ไมโครซอฟท์ แอคเซส (อังกฤษ: Microsoft Access) เป็นโปรแกรมประเภทโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ที่ทำกันในสำนักงาน
หรือองค์กรขนาดเล็ก ซึ่งสามารถเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล ออกแบบฟอร์มเก็บข้อมูล
ออกแบบแบบสอบถาม (Query) ออกแบบและพิมพ์รายงาน จัดทำเว็บไซต์ในการรับ/ส่ง ข้อมูล (มีถึง ไมโครซอฟท์ แอคเซส
รุ่น 2003) และยังสามารถเขียนกลุ่มโปรแกรม (แมโคร และ มอดูล) ของ วิชวลเบสิก เพื่อใช้ในการทำงานได้
และสามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ได้ด้วย
คำศัพท์เกี่ยวกับฐานข้อมูลบางอย่างที่ควรรู้
Access จะจัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในตาราง:
รายการแถวและคอลัมน์ทำให้นึกถึงแผ่นงานหรือสเปรดชีตของนักบัญชี
ในฐานข้อมูลอย่างง่าย คุณอาจมีแค่ตารางเดียว สำหรับฐานข้อมูลส่วนใหญ่
คุณจำเป็นต้องมีมากกว่าหนึ่งตาราง เช่น
คุณอาจมีตารางที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ อีกตารางหนึ่งเป็นที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ
และอีกตารางหนึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า
แต่ละแถวจะถูกเรียกให้เหมาะสมยิ่งขึ้นว่า
ระเบียน แต่ละคอลัมน์เป็น เขตข้อมูล
ระเบียนเป็นวิธีที่สื่อถึงความหมายและเกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูลเกี่ยวกับบางอย่าง
เขตข้อมูลเป็นรายการข้อมูลเดี่ยว - ชนิดรายการที่ปรากฏในทุกระเบียน
ในตารางผลิตภัณฑ์ เช่น แต่ละแถวหรือระเบียนควรมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งผลิตภัณฑ์
แต่ละคอลัมน์หรือเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ เช่น
ชื่อหรือราคาแต่ละตารางควรมีคอลัมน์หรือชุดคอลัมน์ที่ไม่ซ้ำกันที่ระบุถึงแต่ละแถวที่จัดเก็บในตาราง
ซึ่งมักจะเป็นหมายประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID ของพนักงานหรือเลขลำดับ
ในคำศัพท์ฐานข้อมูล ข้อมูลนี้จะเรียกว่า คีย์หลัก ของตาราง Access จะใช้เขตข้อมูลคีย์หลักเพื่อเชื่อมโยกข้อมูลอย่างรวดเร็วจากตารางหลายตารางและรวบรวมข้อมูลให้คุณถ้าคุณมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับตารางอยู่แล้ว
เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำกันที่ระบุผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้นในแคตตาล็อกของคุณ
คุณสามารถใช้ตัวระบุดังกล่าวเป็นคีย์หลักของตารางได้ - แต่เฉพาะค่าในคอลัมน์นี้ที่นั้นที่จะเป็นแตกต่างกันในระเบียนอื่น
คุณไม่สามารมีค่าซ้ำกันในคีย์หลักได้ เช่น อย่าใช้ชื่อคนเป็นคีย์หลัก
เนื่องจากชื่อมีซ้ำกัน คุณอาจพบชื่อสองคนซ้ำกันได้ง่ายๆ ในตารางเดียวกัน
คีย์หลักต้องเป็นค่าเสมอ
ถ้าไม่ได้มอบหมายค่าของคอลัมน์หรือไม่ทราบค่า (ค่าหายไป) ในบางจุด ค่าจะไม่สามารถใช้เป็นคอมโพเนนต์ในคีย์หลักได้
คุณควรเลือกคีย์หลักที่ไม่มีการเปลี่ยนค่าเสมอ
ในฐานข้อมูลที่ใช้มากกว่าหนึ่งตาราง
คีย์หลักของตารางสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอีกตารางหนึ่งได้
ถ้าคีย์หลักเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องเปลี่ยนทุกที่ที่คีย์หลักอ้างอิงถึงด้วย
การใช้คีย์หลักที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงจะช่วยลดโอกาสที่คีย์หลักจะไม่ซิงค์กับตารางอื่นที่อ้างอิงถึงได้มักจะใช้ตัวเลขไม่ซ้ำกันแบบกำหนดเองเป็นคีย์หลัก
เช่น คุณอาจกำหนดคำสั่งซื้อแต่ละรายการเป็นหมายเลขคำสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกัน
จุดประสงค์เฉพาะของหมายเลขคำสั่งซื้อคือเพื่อระบุคำสั่งซื้อ เมื่อมอบหมายแล้ว
จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงถ้าคุณยังไม่มีคอลัมน์หรือชุดคอลัมน์ในใจที่อาจทำให้เกิดคีย์หลักที่ดี
ให้พิจารณาการใช้คอลัมน์ที่มีชนิดข้อมูล AutoNumber เมื่อคุณใช้ชนิดข้อมูล
AutoNumber โปรแกรม Access จะกำหนดค่าให้คุณ
ตัวระบุดังกล่าวเป็นแบบไม่เป็นจริง ซึ่งไม่มีข้อมูลจริงที่อธิบายว่าแต่ละแถวหมายถึงอะไร
ตัวระบุแบบไม่เป็นจริงเหมาะสมที่สุดที่จะใช้กับคีย์หลักเนื่องจากไม่มีการเปลี่ยนแปลง
คีย์หลักที่มีข้อมูลเกี่ยวกับแถว - เช่น
หมายเลขโทรศัพท์หรือชื่อลูกค้า - มีแนวโน้มที่จะมีการเปลี่ยนแปลง
เนื่องจากข้อมูลจริงอาจมีการเปลี่ยนแปลง
1. ชุดคอลัมน์ที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น AutoNumber มักจะมีคีย์หลักที่ดี
ไม่มีสอง ID ผลิตภัณฑ์ที่เหมือนกันในบางกรณี
คุณอาจต้องการใช้เขตข้อมูลอย่างน้อยสองรายการร่วมกัน เพื่อมอบคีย์หลักของตาราง
เช่น
ตารางรายละเอียดคำสั่งซื้อที่จัดเก็บรายการสำหรับคำสั่งซื้อที่ใช้สองคอลัมน์ในคีย์หลัก:
ID คำสั่งซื้อ และ ID ผลิตภัณฑ์
เมื่อคีย์หลักใช้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ จะเรียกว่าคีย์รวม
ตอนนี้คุณได้แบ่งข้อมูลลงในตารางแล้ว
คุณต้องการวิธีที่จะรวบรวมข้อมูลอีกครั้งด้วยวิธีที่สื่อความหมาย เช่น
ฟอร์มต่อไปนี้มีข้อมูลจากหลายๆ ตาราง
1. ข้อมูลในฟอร์มนี้มาจากตารางลูกค้า
2. ตารางพนักงาน
3. ตารางใบสั่งซื้อ
4. ตารางผลิตภัณฑ์
5. และตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ
Access เป็นระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ให้คุณแบ่งข้อมูลของคุณออกเป็นตารางแยกตามหัวข้อ
จากนั้นให้ใช้ความสัมพันธ์ของตารางเพื่อรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ
การสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม
พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้
ตารางผู้ขายและผลิตภัณฑ์ในฐานข้อมูลคำสั่งซื้อผลิตภัณฑ์
ผู้ขายสามารถสร้างหมายเลขผลิตภัณฑ์ได้
สิ่งที่ตามมาคือตัวแทนของผู้ขายในตารางผู้ขาย ซึ่งอาจเป็นผลิตภัณฑ์ต่างๆ
ที่แสดงอยู่ในตารางผลิตภัณฑ์ ความสัมพันธ์ระหว่างตารางผู้ขายและตารางผลิตภัณฑ์
ซึ่งอาจจะเป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น