หน่วยที่ 8 การพิมพ์ข้อมูลจากโปรแกรมคำนวณและการประยุกต์ใช้ในการนำเสนอ
กำหนดรายละเอียดของเอกสารก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
การพิมพ์เอกสารข้อมูลโปรแกรม Microsoft Excel ต้องกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ
ของเอกสารที่จะพิมพ์ก่อนสั่งพิมพ์
1.
เลือกเมนู
Page Layout > Margins
> Custom Margins…
2.
ปรากฏหน้าต่างให้กไหนดรายละเอียด
· Page กำหนดหน้ากระดาษ
· Margin ระยะขอบ
· Header/Footer
หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ
· Sheet แผ่นงาน
1.
Page กำหนดหน้ากระดาษดังนี้
(1)
Orientation กำหนดแนวของกระดาษที่จะใช้พิมพ์แบ่งเป็น
- Portrait การพิมพ์ข้อมูลทางกระดาษในแนวตั้ง
- Landscape การพิมพ์ข้อมูลออกทางกระดาษในแนวนอน
- Scaling การกำหนดมาตราส่วนของกระดาษทำการที่ต้องการพิมพ์
- Adjust To การกำหนดปรบขนาดของกระดาษทำการที่ต้องการพิมพ์ซึ่งคิดเป็น เปอร์เซ็นต์ให้มีขนาดตามต้องการ
- Fit To กากำหนดขนาดพอดีของกระดาษทำการที่ต้องการใช้พิมพ์อยู่ภายใน จำนวนหน้าที่กำหนด
- Paper Size การกำหนดกระดาษที่ต้องการพิมพ์
- Paper Quality การกำหนดคุณภาพของงานที่จะพิมพ์ออกทางกระดาษทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ ความสามรถในการพิมพ์ของเครื่องพิมพ์ด้วย
- First Pang Number การกำหนดหมายเลขหน้าแรกในการพิมพ์
2.
Margins การกำหนดระยะขอบเขตของพื้นที่บนหน้ากระดาษที่จะพิมพ์ข้อมูลที่กำหนดลงไป การกำหนดจะมีหน่วยวัดเป็นนิ้ว
(หากไม่มีการเปลี่ยนหน่วยการวัด)
ซึ่งกำหนดเป็นระยะห่างจากขอบต่าง ๆ ของกระดาษ
(1)
Top กำหนดระยะขอบด้านบน
(2)
Bottom กำหนดะยะขอบด้านล่าง
(3)
Lef กำหนดระยะขอบด้านซ้าย
(4)
Right กำหนดระยะขอบด้านขวา
(5)
Header ระยะห่างในการพิมพ์หัวกระดาษจากขอบกระดาษด้านบน
(6)
Footer ระยะห่างในการพิมพ์หัวกระดาษจากขอบกระดาษด้านล่าง
(7)
Center
On Pang การกำหนดตำแหน่งกึ่งกลางในการพิมพ์ข้อมูล
(8)
Horizontally
กำหนดจัดกึ่งกลางกระดาษระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวา
(9)
Vertical
กำหนดจัดให้กึ่งกลางกระดาษระหว่างด้านบนกับด้านล่าง
3.
Header/Footer
การกำหนดข้อความหัวกระดาษ/ท้ายกระดาษที่ต้องการพิมพ์บนเอกสารทุก ๆ หน้า
ตามที่ผู้ใช้กำหนด
(1)
Header กำหนดข้อความจากตัวเลือกที่มีมาให้ที่ต้องการพิมพ์บนส่วนหัวกระดาษ
(2)
Footer กำหนดข้อความจากตัวเลือกที่มีมาให้ที่ต้องการพิมพ์ส่วนท้าย
(3)
Custom
Header กำหนดข้อความที่ต้องการพิมพ์บนส่วนหัวกระดาษ โดยผู้ใช้กำหนดรายละเอียดในการพิมพ์
(4)
Custom
Footer กำหนดข้อความที่ต้องการพิมพ์บนส่วนท้ายกระดาษ โดยผู้ใช้กำหนดรายละเอียดในการพิมพ์
การสร้างกราฟแผนภูมิใน Excel เบื้องต้น
กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น
แบบว่า คนดูมองเแล้วเห็นภาพ
และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า “รูปภาพ 1 รูปแทนคำนับพัน” นั่นเอง
ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง
เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น
นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวของหลายๆคน เห็นว่า
คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ย
Step ของการทำกราฟ
มีดังนี้
Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
Prepare : เตรียมข้อมูล
(เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)
Create : สร้างกราฟ
Customize : ปรับแต่งกราฟ
Summarize : สรุปผลของกราฟ
เรามาดูที่ Step แรกกันก่อนครับ
1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย
ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือเราต้องรู้ว่าเราอยากจะสื่อสารอะไร
และถ้าเป็นไปได้ ควรวาดภาพในใจก่อนว่ากราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน
(ทำในจิตนาการก่อน ค่อยทำใน Excel)
วัตถุประสงค์ที่เจอบ่อยๆ เช่น
การเปรียบเทียบข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ
เป้าหมายบางอย่างบอกการแจกแจงความถี่ เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล
บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ :
เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน
การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร เช่น
การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว
บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต
แสดงให้เห็นลำดับเหตุการณ์ หรือ Timeline โครงการ
อื่นๆ
1. กราฟที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์แต่ละแบบ
เลือกกราฟ Basic ที่สุดถ้าเป็นไปได้ : ผมไม่แนะนำให้ใช้กราฟในรูปแบบที่ประหลาดๆ
โดยเฉพาะพวกกราฟ 3 มิตินะครับ เพราะนอกจากจะดูรกแล้ว
ยังหลอกตาสุดๆ อีกด้วย
ถ้าจะใช้เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่ม :
ผมแนะนำให้ใช้พวกการฟแท่ง ดีกว่ากราฟวงกลมนะครับ
เพราะกรางวงกลมดูยากมากว่ามันมากน้อยแค่ไหน (คนเราเทียบความสูงต่ำ
ง่ายกว่าเทียบมุมแคบกว้าง)
ถ้าจะแสดงแนวโน้ม : ผมแนะนำกราฟเส้น หรือ Scatter Plot แล้วใส่ Trend line จะเหมาะที่สุดครับ
2. Prepare : เตรียมข้อมูล
การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง
เราอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน
Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูล เช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN,
SUMIF, COUNTIF
การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter
=> อ่านได้ที่นี่ การกรองข้อมูลใน Excel ด้วย Filter & Sort และ Advanced Filter
การใช้ Pivot Table (เป็นวิธีที่สะดวกมาก
แนะนำเลย) ใครสนใจการสรุปข้อมูลด้วย Pivot Table เชิญอ่านได้ที่ สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table
ปกติแล้ว
เรามักจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
ใส่ข้อมูลแต่ละ Record (แต่ละราย แต่ละกลุ่ม) แยกไว้คนละแถวกัน
ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน
(คล้ายๆกับ Field
ข้อมูลใน Database)
ตรงนี้ไม่ต้องซีเรียส
เพราะสามารถปรับแต่งภายหลังได้ง่ายๆ มากๆ ครับ
ที่สำคัญควรใส่ Label ของข้อมูลให้ครบถ้วยด้วยถ้าเป็นไปได้
3. Create : การสร้างกราฟ
มาถึงขั้นตอนนี้ก็เข้าหน้าที่หลักของ Excel แล้วล่ะครับ
เมื่อเรามีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้เราลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด จากนั้นไปที่ Ribbon Insert
=> Chart => เลือกรูปแบบที่ต้องการตามที่ได้แนะนำไปข้างบน
เมื่อเราเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y กับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก
เราสามารถกดปุ่ม Switch Row/Column ที่อยู่บน Ribbon Chart
Tools => Design ได้เลยครับ (ต้องคลิ๊กที่ Chart ก่อน Ribbon นี้ถึงจะโผล่มาให้เห็น)
บางครั้งเมื่อเราสร้างกราฟแล้ว
ต่อไปอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีง่ายๆ ที่ไม่ต้องเข้าไปนั่งแก้ที่ Select Data เลย นั่นก็คือ สามารถกด Copy ข้อมูลจากตาราง (Ctrl+C) แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ลงไปเลยตรงๆครับ
ในตัวอย่างนี้
ผมเพิ่มทั้งแถวทั้งคอลัมน์ จึงต้อง copy 2 รอบ
4. Customize : ปรับแต่งกราฟ
ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย
นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น
เราต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อนครับ
ส่วนประกอบของกราฟ หลักๆ มีดังนี้
Chart
Area : พื้นที่ของกราฟทั้งหมด
Plot
Area : พื้นที่ที่มีการพลอตข้อมูลลงไปจริงๆ
Label
ป้ายกำกับ
Chart
Title : ชื่อกราฟ
Axis
Title : ชื่อแกน
Horizontal
: แกนนอน
Vertical
: แกนตั้ง
Legend
: เพื่อบอกว่าซีรีส์อะไรคืออะไร
Data
Label : บอกค่าของ Data
Data
Table : ตารางข้อมูลต้นฉบับ
Axes
แกน
Axes
Vertical
Axis : แกนตั้ง
Horizontal
Axis : แกนนอน
Gridlines
: เส้นกริด ทั้งทั้งแกนนอนแกนตั้ง และ Major, minor
Series
คือตัวข้อมูลจริงๆ
Series
Name : ชื่อของข้อมูล
Series
Value : ค่าของข้อมูล
Category
Label : ชื่อประเภทข้อมูล (มักอยู่ที่แกนนอน)
วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ
ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยครับ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้
Current
Selection : เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ
มีประโยชน์มากเวลามีส่วนประกอบหลายๆ อันบังกันอยู่
ลองคลิ๊กดูแล้วจะรู้ว่าแต่ละส่วนเรียกว่าอะไร
พอเลือกแล้วสามารถกด Format
Selection เพื่อปรับแต่งแต่ละส่วนได้อีก
เราสามาถ เพิ่ม/ลด ส่วนประกอบของกราฟได้ โดยไปที่เมนู Ribbon แต่ละอัน เช่น Chart Title, Axis Title, Legend, Data Label แล้วเลือก option จาก Drop down เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น