หน่วยที่ 10

หน่วยที่ 10 การสร้างรายงานจากโปรแกมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

 การสร้างรายงาน

ประเภทของรายงาน  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

     1.  รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียง            ฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน

     2.  รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report)  เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบน      ลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด

     3.   รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล สำหรับติด    หน้า        ซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต้น

มุมมองของรายงาน

      1.   มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขรายงานได้

      2.   มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์ โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ

      3.  มุมมองเค้าโครง (Layout View)  มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงาน ในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้

      4.   มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆ เข้ามาในรายงานได้

การสร้างรายงาน

       ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

      1. การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report

      2. การสร้างรายงานเปล่า

      3. การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง

      4. การสร้างรายงานแบบเลเบล

      5. การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ

การสร้างรายงานด้วยปุ่มคำสั่งรายงาน Report

1. คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน

2. ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report)

3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ

4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product

5. คลิกปุ่มตกลง

การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)

คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report)

     1. คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือก         ตาราง tbl_product

      2. จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง

การบันทึกรายงาน

1. บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน   

2. ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

3. คลิกปุ่ม OK

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

1. คลิกที่แท็บ สร้าง(Create)

2. คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)

3. เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ

4. คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพื่อเลือกฟิลด์             ทั้งหมด

5. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)  

1. เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                            

2. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)

3. คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label)

1. กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล

2.  กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล

3.  คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง

4.  เลือกรูปแบบการแสดง

5.  ตั้งชื่อรายงาน

6. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish