หน่วยที่ 5
การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน
การจัดเรียงข้อมูลในตารางที่ได้สร้่างใน Word
2007 จากตารางตัวอย่าง หากต้องการจัดเรียงข้อมูล เช่น จัดเรียงตามชื่อ (Name_Surname)
1. ให้คลิกที่ตาราง ช่องใดๆ ก็ได้
2. คลิก Sort
3. ในไดอะล็อกบ็อกซ์ที่ปรากฏขึ้นมา ให้กำหนดในช่อง
Sort by เป็น ชื่อ (Name_Surname)
4. ชนิดของข้อมูลหรือ Type เป็น
Text (ถ้าข้อมูลเป็นข้อความให้เลือก Number)
5. Then by เลือก Code ส่วน
Type เป็น Number (ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลขให้เลือก
Number)
6. เลือกการเรียงจากน้อยไปหามาก (Ascending)
ความหมายของการจัดเรียงในลักษณะนี้ ก็จะ เป็นการเรียงตามชื่อ
ถ้าชื่อซ้ำกันก็จะให้เรียงตาม Code หรือรหัสประจำตัวของแต่ละคน
7. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
สำหรับข้อความที่เคยพิมพ์แบบแท็ปหรือคั่นด้วยคอมม่า
สามารถแปลงข้อความเหล่านี้ให้เป็น ตารางได้เลย
1. สร้างแถบสีที่ข้อความทั้งหมด
ซึ่งได้พิมพ์แยกกันด้วยคอมม่า
2.
คลิกเมนู Table>>Convert Text to Table
3. จะปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาให้คลิกปุ่ม OK
แล้วคลิกที่ว่างๆ
4. ผลที่ได้
5.
ในส่วนการแปลงตารางไปเป็นข้อความธรรมดาก็คล้ายๆ กัน
สร้างแถบสีหรือคลิกที่ตารางก่อน
6. คลิก Layout
7. Convert to Text
8. คลิกเลือก Tabs
9.
คลิก OK
การสร้างจดหมายเวียน
องค์ประกอบของจดหมายเวียน
1) เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารที่เริ่มต้นจะเป็นจดหมาย
แบบฟอร์ม ข้อความอีเมล์ของ จดหมาย หรือป้ายเลเบล ที่ได้กำหนดให้มีข้อความ
ขนาดและรูปร่างที่เหมือนกันไว้เพื่อใช้เป็นต้น แบบของการพิมพ์จำนวนมาก
2) แหล่งข้อมูล (Data Source) คือรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ
e-mail Address ฯลฯ ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บ อยู่ในรูปแบบของตารางของ
Word ตารางรายชื่อของ Excel ตารางฐานข้อมูลของ
Access เพื่อนำ มาผนวกเข้ากับตัวเอกสารหลัก
เมื่อสั่งพิมพ์จดหมาย ซอง หรือป้ายเลเบล
โปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อ ในเอกสารแต่ละชุดให้โดยอัตโนมัติ
ประเภทของเอกสารหลัก
เอกสารหลัก (main document) ที่สามารถสร้างเป็นจดหมายเวียนได้
จะมีให้เลือกในขั้นตอนที่ 1 ของ Wizard หรือตัวช่วยของการสร้างจดหมายเวียน
ดังนี้
1) Letters (จดหมาย)
ส่งจดหมายไปยังผู้รับจำนวนมาก
2) E-mail message (ข้อความอีเมล์)
ส่งข้อความแบบอีเมลไปยังรายชื่อผู้รับ
3) Envelopes (ซองจดหมาย)
พิมพ์ชื่อ-ที่อยู่ลงบนซองจดหมาย
4) Labels (ป้ายผนึก)
พิมพ์ชื่อ-ที่อยู่ลงบนป้ายผนึก หรือฉลาก
5) Directory (ไดเรกทอรี)
จะเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ มาไว้ในเอกสาร เช่น รายชื่อสมาชิก, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์
สร้างจดหมายเวียน
การทำจดหมายเวียนนั้น จะใช้ Wizard สร้างโดยจะทำไปทีละขั้นตอนตามลำดับ
จะช่วยให้สร้างจดหมายเวียนได้สะดวกและง่ายขึ้น
บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับว่าได้เลือกเอกสารหลักที่จะทำจดหมายเวียนเป็นประเภทใด
ซึ่งมีขั้นตอนในการทำทั้งหมด 6 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ของ 6 : เลือกประเภทของเอกสาร
1) เลือก Tools (เครื่องมือ)
Letters and Mallings (จดหมายและเมล) Mail Merge (จดหมายเวียน)
2) คลิกเลือกชนิดของเอกสรที่จะทำจดหมายเวียน
ให้เลือก Letters (จดหมาย)
3) คลิก Next: Starting document (ถัดไป:
กำลังเริ่มเอกสาร)
ขั้นตอนที่ 3 ของ 6 :
สร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับ
ในขั้นตอนนี้จะกำหนดแหล่งข้อมูลผู้รับ เช่น
ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งอาจอยู่ในไฟล์ของ Excel, Access , รายชื่อผู้ที่ติดต่อด้วยของ
Outlook หรือแม้แต่ไฟล์ของ Word ก็ได้เช่นเดียวกัน
แต่ข้อมูลแต่ละฟีลด์จะต้องคั่นด้วยแท็บหรือเก็บอยู่ในตาราง
และข้อมูลของผู้รับแต่ละคนต้องอยู่คนละบรรทัด
หรืออาจเลือกวิธีสร้างฐานข้อมูลและใส่ข้อมูลลงไปใหม่ได้เลย ดังนี้
6) คลิกออปชั่น Type a new list (พิมพ์รายการใหม่)
7) คลิก Create (สร้าง)
เพื่อเริ่มป้อนข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในฐานข้อมูล (ถ้าจะสร้างรายชื่อเป็นตารางใน Word เก็บไว้ก่อนให้ดูในหัวข้อถัดไป)
8) ป้อนข้อมูลในช่องฟีลด์ต่าง ๆ เช่น ชื่อ
ในช่อง FirstName และนามสกุล ในช่อง LastName และ ข้อมูลอื่น
ๆ ของผู้รับชื่อแรก
9) คลิกปุ่ม New Entry (รายการใหม่)
เพื่อป้อนรายชื่อต่อไป
10) กรอกข้อมูลผู้รับถัดไป โดยทำซ้ำขั้นที่ 8
– 9 จนกว่าจะใส่ชื่อครบ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Close (ปิด)
11)
ข้อมูลที่ป้อนไว้จะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ฐานข้อมูล ให้ตั้งชื่อฐานข้อมูลนี้
ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ใช้กับ โปรแกรม Microsoft Access (ไฟล์ชนิด
.mdb) จากนั้นคลิก Save (บันทึก)
12) โปรแกรมจะแสดงรายชื่อทั้งหมดที่ได้ป้อนไว้
ให้คลิกเครื่องหมายถูก หน้าชื่อเพื่อเลือกสร้าง จดหมายส่งให้ชื่อนั้น
หรือคลิกซ้ำเพื่อไม่เลือก (ถ้าจะย้ายคอลัมน์
ให้คลิกลากเมาส์ตรงชื่อคอลัมน์ที่ จะย้าย แล้วนำไปปล่อยท้ายคอลัมน์ที่ต้องการ)
13) คลิก OK (ตกลง)
14) คลิก Next: Write your letter (ถัดไป:
โปรดเขียนจดหมายของคุณ)
20) คลิกที่ More items (รายการเพิ่มเติม)
เพื่อเลือกใส่เฉพาะข้อมูลที่ต้องการเพิ่มเข้าไป
21) คลิกในชื่อฟีลด์ข้อมูลที่ต้องการใส่
22) คลิกปุ่ม Insert (แทรก)
23) ทำซ้ำขั้นตอนที่ 20 – 22
เมื่อใส่ข้อมูลที่ต้องการจนครบ ให้คลิกปุ่ม Close (ปิด)
24) จัดระยะห่างของแต่ละข้อมูล
หรือแยกไว้คนละบรรทัด รวมทั้งเลือกฟอนต์ (Font) หรือขนาด
(Size) ตามต้องการ (ถ้าต้องการลบข้อมูลที่ใส่ไว้
ให้เลือกข้อมูลนั้นแล้วกด Delete (ลบ)
25) คลิก Next: Previews your letters (ถัดไป:
แสดงภาพตัวอย่างจดหมายของคุณ) เพื่อไปยังขั้นตอน ต่อไป เพื่อดูตัวอย่างจดหมาย
สร้างรายชื่อด้วยตารางของ Word
ที่ผ่านมานั้นใช้รายชื่อจากที่สร้างมาใหม่
และบันทึกเป็นฐานข้อมูลของ Access แต่สามารถสร้างชื่อ-ที่อยู่ผู้รับขึ้นมาด้วยโปรแกรม
Word เองโดยเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางได้
• แถวแรกของตารางต้องกำหนดเป็นชื่อฟีลด์
(เขตข้อมูล) ที่ใช้แยกรายการข้อมูล
• ข้อมูลชื่อ-ที่อยู่ 1 รายการ (1 ระเบียน)
จะเก็บอยู่ในแถวเดียวกันตามชื่อฟีลด์จากซ้ายไปขวา
ขั้นตอนที่ 3 : เลือกชื่อ-ที่อยู่
ขั้นตอนต่าง ๆ
ในการการสร้างจดหมายเวียนจะเหมือนกับตัวอย่างที่เคยทำก่อนหน้านี้ ยกเว้นใน ขั้นตอน
3 ใน 6) ต้องเลือกเป็น Use and existing list (ใช้รายการที่มีอยู่)
เพื่อไปเลือกไฟล์รายชื่อที่ได้บันทึกไว้ในขั้นตอนที่ 5 – 7
ที่ผ่านมา
ขั้นตอนที่ 4 : แทรกฟีลด์รายชื่อ
เนื่องจากฟีลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้นมานั้น
สามารถกำหนดชื่อเองโดยไม่ใช้ชื่อมาตรฐานที่โปรแกรมได้เตรียมไว้
เมื่อต้องการวางฟีลด์จะใช้คำสั่ง More Items (รายการเพิ่มเติม)
เพื่อวางข้อมูลทีละฟีลด์ หือจะใช้วิธี “Match Fields” (จับคู่ฟีลด์ให้ตรงกัน)
ให้ตรงกับชื่อของโปรแกรมก่อนแล้วจึงสามารถวางแบบ Address Block (ช่องที่อยู่)
ทีเดียวทั้งหมด เช่นเดียวกับตัวอย่างที่ผ่านมาได้
ในตัวอย่างนี้ จะวางทีละชื่อด้วยคำสั่ง More
Items (รายการเพิ่มเติม) ดังขั้นตอนที่ 17 – 20
และทำขั้นตอนที่ 17 – 20 ซ้ำจนกว่าจะได้ชื่อฟีลด์ข้อมูลครบตามต้องการ
ชื่อฟีลด์ที่แทรกลงในเอกสารหลักจะแสดงอยู่ในเครื่องหมาย
<> เช่น <> เมื่อคลิกที่ชื่อฟีลด์จะปรากฏแถบสีเทาขึ้น
หากมีการใช้คำสั่งจัดรูปแบบให้กับชื่อฟีลด์ เช่น เปลี่ยนขนาด หรือสีตัวอักษร
ก็จะมีผลกับการแสดงข้อมูลที่อยู่ภายในโดยอัตโนมัติ
แก้ไขจดหมายเวียน
เมื่อสร้างจดหมายเวียนเสร็จแล้ว จะปรากฏแถบเครื่องมือชุด
Mail Merge (จดหมายเวียน) แสดงขึ้นมาในเอกสาร
เพื่อใช้ในการจัดการกับจดหมายเวียน เช่น แสดงข้อมูล เลื่อนเรคอร์ด แก้ไขรายชื่อ
ระบุหมายเลขเรคอร์ด เป็นต้น หากไม่มีเครื่องมือนี้ให้คลิกขวาบนเครื่องมือใด ๆ
แล้วคลิกเลือก Mail Merge (จดหมายเวียน)
แก้ไขชื่อที่อยู่
1) คลิกปุ่ม Mail Merge Recipients (ผู้รับจดหมายเวียน)
2) ในไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Mail Merge
Recipients (ผู้รับจดหมายเวียน) เลือกการแก้ไข
• Select All (เลือกทั้งหมด) เลือกรายการทั้งหมด
• Clear All (ล้างทั้งหมด)
ยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมด
• Find… (ค้นหา…) ค้นหาข้อมูลในรายชื่อ
• Edit… (แก้ไข…) แก้ไขข้อมูลในชื่อที่เลือก
• Validate (ตรวจสอบความถูกต้อง)
ตรวจสอบความถูกต้องของชื่อ-ที่อยู่ผู้รับ
สร้างซองจดหมายเวียน
การพิมพ์ซองจดหมายจำนวนมาก
สามารถทำได้เหมือนการสร้างจดหมายเวียน แต่ในขั้นตอนที่ 1 ให้เลือกเอกสารหลักเป็น Envelops
(ซองจดหมาย) และในขั้นตอนที่ 2 เลือกขนาดของซองจดหมาย
และวิธีการใส่ซองในเครื่องพิมพ์ (ลักษณะการใส่ซองของตัวเลือกการพิมพ์
อาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์และรุ่นของเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่)
ขั้นตอนอื่น ๆ จะคล้ายกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น